SAP - Alterra PIM und SharePoint

Ergänzend zum im Artikel "Product Information Managment und SharePoint" beschriebenen Scenario ist es oftmals angeraten, bereits im ERP System SAP vorliegende Produktstammdaten inklusive Klassifizierung (eClass, UNSPSC o.ä.) in das Product Information Management System zu übernehmen, um auch an diesem Punkt eine redundanzfreie Datenpflege zu gewährleisten. Es ergibt sich dann ein etwas abgewandelter Product Information Lifecyle bestehend aus:
 

  • Erfassung von Stammdaten in SAP
  • Strukturierung, Internationalisierung, Erfassung von Marketingtexten und Pflege von Bildmaterial in Alterra PIM
  • Übergabe automatisch erzeugter Dokumente in MS Sharepoint und Weiterverarbeitung in Office.

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SAP - PIM - Sharepoint

Abbildung: Product Information Lifecyle - SAP - Alterra PIM - MS SharePoint

Für die Nutzung von Stammdaten für das Enterprise Resource Planning, Billing liefert SAP sein ERP mit einer soliden Stammdaten-Erfassung. Gegen das „Dateichaos“ liefert Microsoft den SharePoint Server - für das Strukturieren, Bebildern und Erstellen von Informationsbausteinen liefert Sepia das Alterra Product Information Management System. 

Durch die Kombination dieser drei Systeme kann der Informationslebenszyklus innerhalb eines Unternehmens vollständig, redundanzfrei und revisionssicher abgebildet werden.

Arbeitsteilung dreier Spezialsysteme

Dabei wird die Aktion „Erfassen" in SAP und danach das  „Verwalten“ von möglichst granular vorzuhaltenden Informationen für Vertrieb und Marketing im Product Information Management System Alterra ausgeführt. 

MS SharePoint übernimmt die Aufgaben „Publizieren“, „Archivieren“ und „Indizieren“ bzw. „Finden“. Die Übergabe der Informationen läuft dabei über einen speziell für SharePoint  konstruierten Connector. Sepia Alterra rendert dabei aus den vorliegenden Informationsbausteinen die dann in der SharePoint Dokumenten-Datenbank abgelegten Dokumenten. Alterra läuft als Anwendung integriert in einer SharePoint Webseite.

 Dabei übergibt Alterra auch direkt die für das Auffinden der Dokumente wichtigen Metainformationen. SharePoint indiziert und archiviert selbständig die Dateien. Benutzer können diese Daten dann z.B. über SharePoint Webseiten anderen Benutzern zur Verfügung stellen.

 

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Product Information Management mit SAP, Alterra und MS SharePoint

Product Information Management mit SAP, Alterra und MS SharePoint

Zugriff auf Multimedia Daten aus SharePoint

Zudem kann Alterra auf aus anderen Anwendungen stammdenden Multimedia Dateien, die ebenfalls in MS SharePoint gespeichert werden, zugreifen. 


So kann zum Beispiel eine Bilddatei direkt einem in Alterra verwalteten Produkt zugewiesen werden. Die Bilddatei verbleibt in SharePoint - Alterra verweist lediglich auf diese Datei. SharePoint arbeitet in diesem Fall als die Systemkomponente „Media Asset Management“ für Alterra.


Für den Systemadministrator birgt dieser Umgang mit Dateien diverse Vorteile. Er kann unternehmensweit die von SharePoint unterstützen Mechanismen nutzen. Dies sind unter anderem:

* Verwalten von Enterprise Content Types
* Check in, Check out von Dateien
* Versionierung
* Workflows
* Nutzung von unternehmensweiten Document IDs
* Sicherheit durch Benutzer und Rollenkonzepte
* Zertifizierte Archivierung von Dokumenten

Publikation und Archivierung

Zur Publikation können die in SharePoint integrierten Webausgabefunktionen wie persönliche Seiten oder Wikis zurückgegriffen werden.  Für Unternehmen besonders interessant sollte die Archivierungsfunktion von SharePoint sein. Unternehmen, denen eine zertifizierten Dokumentenarchivierung vorgeschrieben ist, können die in SharePoint vorhandenen Funktionen zum revisionssicheren finalen Ablegen von Dokumenten nutzen.

Fazit

Mit dem kombinierten Einsatz von SAP, Sepia Alterra und MS SharePoint verbinden Unternehmen die Vorteile eines ausgereiften ERP-Systems, des innovativen Enterprise Product Information Management Systems mit den Stärken des professionellen webbasierten Dokumentenverwaltungs- und Publikationsservers.

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