Bedienungsanleitungen erstellen mit Alterra

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Warum Bedienungsanleitungen mit Alterra?

Die Integration von Alterra ist überall dort sinnvoll, wo in Unternehmen bisher die Erstellung eines Dokuments nach dem Verfahren "Suchen - Anpassen - Abspeichern" durchgeführt wird:

  • Suchen nach einem vorhandenen Dokument zum Thema / ähnlichen Bedienungsanleitungen
  • Öffnen dieses Dokuments
  • Anpassung des Dokuments auf das zu bearbeitende Einsatzgebiet.
  • Speichern des Dokuments unter einem neuen Dateinamen.

Dass durch dieses Vorgehen unstrukturierte und von einem bestimmten Punkt an nicht mehr zu überblickende Mengen redundanter Daten bzw. Inhalte entstehen, ist vorprogrammiert.

Rationalisierung durch Nutzung von Informationsbausteinen 

Mit dem Einsatz von Alterra ergibt sich eine Reihe von Vorteilen gegenüber der oben beschriebenen herkömmlichen Arbeitsweise bei der technischen Dokumentation und Erstellung von Bedienungsanleitungen:

  • Durch das Splitting und Wiederverwenden von Informationsbausteinen werden Datenredundanzen auf ein Minimum reduziert.
  • Verhindern doppelter Datenhaltung durch pro Mitarbeiter  variierende Art der Dokumentengestaltung.
  • Drastische Reduzierung der Kosten für Übersetzungen.
  • Verbesserter Arbeitsdurchsatz ohne zusätzliches Personal.
  • Erhöhte Rechtssicherheit Ihrer Dokumentationen.
  • Eliminierung verdeckter Kosten.

Kostenanalysen in vielen Unternehmen haben gezeigt, dass der Einsatz von Alterra zu wesentlich strafferen und sichereren Prozessen führt - und damit zur erheblichen Senkung der Produktionskosten von Dokumenten.

Benutzerfreundliche Handhabung

Die Erstellung von Dokumentationen und Bedienungsanleitungen mit Alterra erfordert eine sehr kurze Einarbeitungszeit.

Screenshot: Verwaltung von Textbausteinen in Alterra 

Der Benutzer erstellt zentral verfügbare Textbausteine und fügt diese dann zu Dokumenten zusammen. 

Kontrollansicht wärend der Datenpflege.

Ein Textbaustein kann dabei in vielen unterschiedlichen Dokumenten Verwendung finden. Die Erzeugung des Dokuments erfolgt auf Knopfdruck.

Screenshot: Automatisch erzeugtes Dokument mit Bedienungsanleitung.

Weitere Einsatzgebiete

Über die Nutzung in der “Technischen Dokumentation” hinaus eignet sich Alterra für  weitere Einsatzbereiche:

  • Marketing: Produktbeschreibungen, Werbetexte  (siehe auch PIM)
  • Vertrieb: Produktbeschreibungen, Angebote
  • Konstruktion: Konzept-, Projektdokumentationen
  • Qualitätsmanagement: Arbeits-, Verfahrens-, Prüfanweisungen
  • Support: Schulungsunterlagen, Serviceinfos
  • Human Resources/Personal: Stellenbeschreibungen, und -ausschreibungen

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